RGPD

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

& REGISTRE DES TRAITEMENTS RGPD

ABC Academy – A.S.B.L. ANDERLECHTOIS.BE

Version : 1.0

Date d’établissement : 10 juillet 2026

Responsable du traitement : Sébastien Joris

1. Objet du document

Le présent document décrit les mesures mises en place par l’ASBL ABC Academy – Anderlechtois.be afin d’assurer la protection des données personnelles traitées dans le cadre de ses activités sportives et éducatives, conformément au :

Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement UE 2016/679) ;
Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel ;
recommandations et obligations applicables émises par l’Autorité de protection des données belge (APD/GBA).

Ce document constitue à la fois :

une politique interne de protection des données ;
un registre simplifié des activités de traitement ;
une preuve des mesures organisationnelles mises en place par l’ASBL.

2. Identification du responsable du traitement

Responsable du traitement

ABC Academy – A.S.B.L. ANDERLECHTOIS.BE

Siège social :

52 rue du Broeck

1070 Bruxelles

Belgique

Numéro BCE :

BE 0818.434.728

Téléphone :

0032 497 866 755

Adresse email :

info@abc-academy.be

Personne responsable de la protection des données au sein de l’ASBL

Sébastien Joris

Sébastien Joris est la personne responsable de :

la gestion administrative des inscriptions ;
la supervision des accès aux données ;
la réponse aux demandes RGPD ;
la gestion des incidents de sécurité ;
la vérification des pratiques des sous-traitants.

3. Description générale de l’activité de traitement

L’ASBL Anderlechtois.be organise des activités sportives destinées principalement aux enfants et jeunes.

Dans ce cadre, l’ASBL doit collecter et traiter certaines données personnelles afin de :

gérer les inscriptions ;
organiser les groupes et activités ;
suivre les présences ;
communiquer avec les parents ;
assurer le suivi administratif ;
établir les documents fiscaux ;
suivre les paiements ;
garantir la sécurité des enfants.

Le traitement des données est limité aux informations nécessaires au bon fonctionnement de l’association.

4. Principes RGPD appliqués par l’ASBL

L’ASBL applique les principes fondamentaux du RGPD :

4.1 Licéité, loyauté et transparence

Les personnes concernées sont informées des données collectées, des raisons de leur collecte et de leurs droits.

4.2 Limitation des finalités

Les données sont uniquement utilisées pour les objectifs annoncés :

gestion des activités ;
organisation sportive ;
obligations administratives ;
obligations fiscales.

Aucune utilisation commerciale ou non prévue n’est effectuée.

4.3 Minimisation des données

L’ASBL collecte uniquement les données nécessaires.

Exemple :

Les entraîneurs n’ont accès qu’aux informations nécessaires pour assurer les présences :

prénom de l’enfant ;
nom de l’enfant.

Ils n’ont pas accès aux :

données financières ;
données fiscales ;
informations médicales complètes.

4.4 Exactitude des données

Les parents peuvent demander la correction des informations incorrectes.

4.5 Limitation de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la période nécessaire.

La politique générale de l’ASBL prévoit :

conservation pendant l’année scolaire concernée ;
suppression des anciens dossiers après clôture annuelle ;
conservation uniquement des documents soumis à une obligation légale.

4.6 Confidentialité et sécurité

L’ASBL met en place des mesures destinées à empêcher :

l’accès non autorisé ;
la perte de données ;
la modification frauduleuse ;
la divulgation accidentelle.

5. Personnes concernées par les traitements

Les données personnelles traitées concernent principalement :

5.1 Les enfants inscrits

Données collectées :

prénom ;
nom ;
date de naissance ;
lieu de naissance ;
nationalité ;
sexe ;
numéro national (si nécessaire) ;
taille de vêtement ;
année scolaire ;
remarques médicales/allergies.

5.2 Les parents ou représentants légaux

Données collectées :

prénom ;
nom ;
adresse ;
code postal ;
commune ;
téléphone ;
GSM ;
email.

5.3 Les débiteurs fiscaux

Dans le cadre des attestations fiscales :

numéro national du débiteur ;
identité complète ;
adresse ;
coordonnées nécessaires.

5.4 Les entraîneurs

Les entraîneurs disposent uniquement d’un accès limité aux informations nécessaires au suivi des présences.

6. Registre des traitements RGPD – Article 30

Traitement n°1 : Gestion des inscriptions

Finalité

Permettre l’inscription des enfants aux activités proposées par l’ASBL.

Données traitées

Enfants :

identité ;
date de naissance ;
informations nécessaires à l’organisation.

Parents :

identité ;
coordonnées.

Base légale

Article 6.1.b du RGPD :

Exécution d’une relation contractuelle ou précontractuelle avec le parent responsable légal.

Destinataires

Sébastien Joris ;
personnel autorisé selon les besoins.

Conservation

Année scolaire concernée.

Suppression après clôture annuelle sauf obligation légale contraire.

Traitement n°2 : Gestion des présences

Finalité

Suivre la participation des enfants aux activités.

Données traitées

Uniquement :

prénom enfant ;
nom enfant.

Accès

Entraîneurs via un accès limité dans Base44.

Base légale

Article 6.1.f du RGPD :

Intérêt légitime de l’ASBL à organiser ses activités.

Conservation

Durée de l’année scolaire.

7. Traitement des données médicales et informations liées à la santé

Finalité

L’ASBL peut collecter certaines informations relatives à la santé de l’enfant afin d’assurer sa sécurité pendant les activités.

Exemples :

allergies ;
remarques médicales importantes ;
informations nécessaires à la prise en charge de l’enfant.

Ces informations sont collectées uniquement lorsque cela est utile au bon déroulement des activités.

Catégorie particulière de données

Les données relatives à la santé constituent une catégorie particulière de données au sens de l’article 9 du RGPD.

Le traitement est justifié par :

la nécessité de protéger la sécurité et l’intégrité physique de l’enfant ;
l’intérêt légitime de l’ASBL à organiser ses activités dans des conditions adaptées ;
le consentement ou l’information fournie par le représentant légal lorsque cela est nécessaire.

Accès aux données médicales

Les données médicales sont strictement limitées.

Accès permanent :

Sébastien Joris uniquement.

Transmission exceptionnelle :

un entraîneur peut recevoir une information médicale uniquement lorsque cela est nécessaire pour garantir la sécurité de l’enfant.

Exemple :

Un enfant participant à un stage présente une allergie nécessitant une attention particulière.

Dans ce cas, seules les informations nécessaires sont communiquées.

Aucun entraîneur n’a accès à l’ensemble des données médicales des enfants.

8. Traitement des photographies et communications publiques

Finalité

L’ASBL peut réaliser des photographies des enfants dans le cadre des activités afin de :

valoriser les activités du club ;
alimenter la photothèque ;
présenter les réalisations de l’ASBL ;
communiquer sur les activités sportives.

Base légale

La publication de photographies repose sur :

Article 6.1.a du RGPD : le consentement de la personne concernée ou de son représentant légal.

L’autorisation photo est indépendante de l’inscription sportive.

Le refus de l’autorisation photo n’empêche pas l’enfant de participer aux activités.

Supports concernés

Avec accord du parent :

site internet de l’ASBL ;
réseaux sociaux de l’ASBL ;
affiches ;
flyers ;
supports promotionnels.

Retrait du consentement

Le parent peut retirer son autorisation à tout moment.

La demande doit être envoyée à :

info@abc-academy.be

Après réception :

les nouvelles publications utilisant l’image concernée sont arrêtées ;
les supports numériques contrôlés par l’ASBL sont adaptés dans un délai raisonnable.

9. Traitement des données fiscales

Finalité

L’ASBL collecte certaines données nécessaires à l’établissement des attestations fiscales liées aux activités des enfants.

Données collectées

Concernant le débiteur fiscal :

nom ;
prénom ;
adresse ;
commune ;
numéro national ;
coordonnées nécessaires.

Concernant l’enfant :

identité ;
informations nécessaires à l’attestation.

Utilisation

Les informations sont utilisées uniquement pour :

établir les documents fiscaux ;
permettre leur transmission via les procédures officielles du SPF Finances.

Transmission

Les données peuvent être transmises au SPF Finances conformément aux obligations légales.

Une copie de l’attestation peut être remise au parent uniquement sur demande.

Base légale

Article 6.1.c du RGPD :

Respect d’une obligation légale.

10. Traitement des paiements

Finalité

L’ASBL assure le suivi administratif des paiements liés aux activités.

Mode de paiement

Les parents effectuent les paiements uniquement par virement bancaire.

L’ASBL ne réalise aucun paiement en ligne via une plateforme externe.

Données conservées

L’ASBL conserve uniquement :

montant payé ;
date du paiement ;
référence administrative nécessaire au suivi.

Données non conservées

L’ASBL ne conserve pas :

numéro de compte bancaire des parents ;
données bancaires personnelles.

Base légale

Article 6.1.b du RGPD :

Gestion de la relation contractuelle avec le parent.

11. Gestion des accès aux données

L’ASBL applique une politique d’accès limité selon les fonctions.

Administrateur principal

Sébastien Joris

Accès :

toutes les données administratives ;
inscriptions ;
paiements ;
données fiscales ;
informations médicales ;
gestion Base44.

Mesures :

adresse email professionnelle :
info@abc-academy.be ;
mot de passe confidentiel ;
seul Sébastien connaît le mot de passe.

Entraîneurs

Les entraîneurs disposent d’un accès limité dans Base44.

Ils peuvent uniquement consulter :

nom de l’enfant ;
prénom de l’enfant.

Finalité :

gestion des présences ;
organisation des groupes.

Ils n’ont pas accès :

aux données parentales ;
aux données fiscales ;
aux paiements ;
aux informations médicales complètes.

Comptabilité

Aucun comptable externe n’a accès aux données.

Les informations nécessaires sont gérées directement par l’ASBL.

12. Sous-traitant informatique : Base44

Identification

L’ASBL utilise la plateforme Base44 pour :

gérer les inscriptions ;
conserver les données administratives ;
suivre les présences ;
gérer certains éléments financiers.

Base44 agit comme sous-traitant informatique au sens de l’article 28 du RGPD.

Responsabilité de l’ASBL

L’ASBL reste responsable :

du choix du prestataire ;
des finalités du traitement ;
de la limitation des données collectées ;
de la gestion des accès.

Obligations du sous-traitant

L’ASBL veille à disposer :

des conditions contractuelles applicables ;
du Data Processing Agreement (DPA) lorsque disponible ;
des garanties relatives à la sécurité des données.

13. Hébergement et transferts internationaux

L’ASBL doit tenir compte du fait que l’utilisation d’une plateforme informatique externe peut impliquer des traitements techniques réalisés en dehors de l’Espace économique européen.

En conséquence :

l’ASBL ne considère pas automatiquement que les données sont exclusivement hébergées en Europe ;
l’ASBL vérifie les garanties proposées par Base44 ;
l’ASBL conserve les documents contractuels relatifs au traitement des données.

Lorsque des transferts hors EEE existent, ceux-ci doivent être encadrés conformément au RGPD, notamment via les mécanismes reconnus par la réglementation européenne.

14. Politique de conservation et suppression des données

Principe général

Conformément au principe de limitation de conservation prévu par l’article 5 du RGPD, l’ASBL conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Conservation administrative

Les données liées aux inscriptions sont conservées :

pendant l’année scolaire concernée ;
jusqu’à la clôture administrative de celle-ci.

À la fin de l’année scolaire :

les données des anciens membres sont supprimées ;
les accès inutiles sont retirés ;
les informations non nécessaires sont effacées.

Exceptions légales

Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque la loi l’impose.

Exemples :

documents fiscaux ;
documents comptables ;
preuves nécessaires en cas d’obligation administrative ou juridique.

Dans ces situations, seules les données strictement nécessaires sont conservées.

15. Mesures techniques et organisationnelles de sécurité

L’ASBL met en œuvre des mesures adaptées afin de protéger les données personnelles.

15.1 Gestion des accès

Mesures appliquées :

accès nominatif aux outils informatiques ;
limitation des accès selon les fonctions ;
interdiction de partager les identifiants ;
suppression des accès lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

15.2 Compte administrateur Base44

Le compte administrateur principal est lié à :

info@abc-academy.be

Mesures appliquées :

utilisation d’une adresse professionnelle ;
mot de passe connu uniquement par Sébastien Joris ;
absence de partage du compte administrateur.

15.3 Sauvegardes

Les sauvegardes techniques de la plateforme sont assurées par Base44 selon leurs propres procédures de sécurité.

L’ASBL veille à :

maintenir un accès sécurisé ;
éviter les exports inutiles ;
limiter la duplication des données.

15.4 Gestion des exports

Des exports peuvent exceptionnellement être réalisés pour des obligations administratives, notamment :

préparation de fichiers nécessaires aux démarches fiscales.

Ces fichiers doivent :

être conservés uniquement le temps nécessaire ;
être protégés contre les accès non autorisés ;
être supprimés après utilisation lorsque leur conservation n’est plus utile.

16. Absence de newsletter et prospection commerciale

L’ASBL ne réalise actuellement :

aucune newsletter ;
aucune campagne marketing basée sur les données personnelles ;
aucune vente ou transmission commerciale des données.

Les coordonnées des parents sont utilisées uniquement pour :

communication liée aux activités ;
informations administratives ;
organisation pratique du club.

17. Exercice des droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose de plusieurs droits.

Les demandes doivent être envoyées à :

info@abc-academy.be

À l’attention de :

Sébastien Joris

17.1 Droit d’accès

Toute personne peut demander :

quelles données sont détenues par l’ASBL ;
comment elles sont utilisées ;
à qui elles peuvent être transmises.

L’ASBL fournit une réponse avec les informations disponibles.

17.2 Droit de rectification

Une personne peut demander la correction d’informations incorrectes.

Exemples :

changement d’adresse ;
erreur dans un nom ;
modification d’un numéro de téléphone.

17.3 Droit à l’effacement

Une personne peut demander la suppression de ses données.

L’ASBL supprimera les données lorsque :

aucune obligation légale ne nécessite leur conservation ;
aucun paiement ou dossier administratif n’est encore en cours.

Concernant les activités payantes :

la suppression complète pourra intervenir uniquement après règlement des sommes éventuellement dues et clôture administrative.

17.4 Droit à la limitation du traitement

Une personne peut demander que l’utilisation de certaines données soit temporairement limitée.

Exemple :

contestation de l’exactitude d’une information ;
demande de vérification.

17.5 Droit d’opposition

Une personne peut s’opposer à certains traitements lorsque ceux-ci reposent sur un intérêt légitime.

L’ASBL analysera chaque demande au regard de ses obligations.

17.6 Droit à la portabilité

Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, une personne peut demander à recevoir ses données dans un format structuré et exploitable.

17.7 Retrait du consentement

Lorsqu’un traitement repose sur un consentement :

exemple :

publication de photographies ;

la personne peut retirer son consentement à tout moment.

Le retrait n’a pas d’effet rétroactif sur les traitements déjà réalisés légalement.

18. Procédure interne de traitement des demandes RGPD

Lorsqu’une demande est reçue :

Étape 1 : Réception

La demande est envoyée à :

info@abc-academy.be

Étape 2 : Vérification

L’ASBL vérifie l’identité du demandeur afin d’éviter qu’une donnée personnelle soit communiquée à une personne non autorisée.

Étape 3 : Analyse

Sébastien Joris analyse :

la demande ;
les données concernées ;
les obligations légales éventuelles.

Étape 4 : Réponse

L’ASBL répond dans un délai maximum d’un mois conformément au RGPD.

Ce délai peut être prolongé lorsque la demande présente une complexité particulière.

19. Procédure en cas de violation de données personnelles

Une violation peut être :

perte d’un fichier ;
accès frauduleux ;
piratage ;
divulgation accidentelle ;
accès par une personne non autorisée.

Procédure interne

En cas d’incident :

1. Identification

Sébastien Joris analyse :

la nature de l’incident ;
les données concernées ;
les personnes potentiellement impactées.

2. Sécurisation

Actions possibles :

changement du mot de passe ;
suppression des accès suspects ;
contact avec le fournisseur informatique.

3. Évaluation du risque

L’ASBL évalue :

la gravité ;
le nombre de personnes concernées ;
les conséquences possibles.

4. Notification

Lorsque cela est nécessaire :

notification à l’Autorité de protection des données belge dans un délai maximum de 72 heures après connaissance de la violation.

5. Information des personnes

Lorsque le risque pour les personnes est élevé :

les parents ou personnes concernées sont informés ;
les mesures prises sont communiquées.

20. Registre des activités de traitement – Synthèse article 30 RGPD

Conformément à l’article 30 du RGPD, l’ASBL tient un registre des traitements décrivant les traitements effectués.

Traitement 1 – Gestion des inscriptions aux activités

ÉlémentDescriptionResponsableABC Academy – ASBL Anderlechtois.beFinalitéInscription des enfants aux activités sportivesPersonnes concernéesEnfants et représentants légauxDonnées traitéesNom, prénom, coordonnées parentales, date de naissance, informations administrativesBase légaleExécution du service proposé par l’ASBLDestinatairesSébastien Joris, personnel autoriséSous-traitantBase44ConservationAnnée scolaire concernée

Traitement 2 – Gestion des présences

ÉlémentDescriptionResponsableABC Academy – ASBL Anderlechtois.beFinalitéSuivi de participation aux activitésPersonnes concernéesEnfants inscritsDonnées traitéesNom et prénom uniquementBase légaleIntérêt légitime de l’ASBLAccèsEntraîneurs via accès limité Base44ConservationAnnée scolaire

Traitement 3 – Gestion des paiements

ÉlémentDescriptionResponsableABC Academy – ASBL Anderlechtois.beFinalitéSuivi administratif des paiementsDonnées traitéesMontant payé, date du paiementDonnées excluesAucun numéro bancaire conservéBase légaleGestion contractuelleAccèsSébastien JorisConservationAnnée scolaire + obligations légales éventuelles

Traitement 4 – Attestations fiscales

ÉlémentDescriptionResponsableABC Academy – ASBL Anderlechtois.beFinalitéProduction des attestations fiscalesDonnées traitéesIdentité du débiteur, numéro national, adresse, informations nécessairesBase légaleObligation légaleTransmissionSPF Finances selon procédure officielleCopie parentSur demande uniquementConservationSelon obligations fiscales

Traitement 5 – Données médicales

ÉlémentDescriptionResponsableABC Academy – ASBL Anderlechtois.beFinalitéSécurité et prise en charge adaptée des enfantsDonnées traitéesAllergies, remarques médicales utilesCatégorieDonnées sensibles (article 9 RGPD)Accès principalSébastien JorisTransmissionUniquement si nécessaire aux entraîneursConservationAnnée scolaire

Traitement 6 – Photographies

ÉlémentDescriptionResponsableABC Academy – ASBL Anderlechtois.beFinalitéCommunication et valorisation des activitésBase légaleConsentementSupports possiblesSite internet, réseaux sociaux, affiches, flyersRetraitPossible par emailConservationJusqu’au retrait du consentement ou suppression du contenu

21. Analyse des risques simplifiée

L’ASBL a identifié les risques principaux suivants :

RisqueMesure mise en placeAccès non autorisé aux donnéesAccès limité selon les fonctionsDivulgation d’informations médicalesAccès réservé à Sébastien JorisPerte de donnéesSauvegardes assurées par Base44Mauvaise utilisation des donnéesLimitation des accèsPublication photo non autoriséeConsentement préalable obligatoirePerte d’un export administratifSuppression après utilisation

22. Engagements internes de l’ASBL

L’ASBL ABC Academy – Anderlechtois.be s’engage à :

respecter les principes du RGPD ;
ne collecter que les données nécessaires ;
protéger les données des enfants et des familles ;
limiter les accès aux seules personnes autorisées ;
maintenir la confidentialité des informations ;
répondre aux demandes des personnes concernées ;
contrôler régulièrement les outils utilisés.

23. Contrôle annuel de conformité RGPD

Une vérification annuelle sera réalisée par Sébastien Joris afin de contrôler :

☐ Les utilisateurs ayant accès aux données sont toujours nécessaires.

☐ Les anciens membres ont été supprimés conformément à la politique de conservation.

☐ Les accès Base44 sont toujours sécurisés.

☐ Les conditions contractuelles Base44 sont toujours disponibles.

☐ Les autorisations photos sont toujours respectées.

☐ Les procédures RGPD sont connues et appliquées.

☐ Aucun fichier inutile contenant des données personnelles n’est conservé.

24. Documents à conserver dans le dossier RGPD de l’ASBL

Afin de démontrer sa conformité en cas de contrôle, l’ASBL conserve :

☑ La présente politique RGPD.

☑ Le registre des traitements.

☑ Les conditions générales acceptées par les parents.

☑ Le règlement intérieur disponible sur le site.

☑ Les preuves de consentement photo.

☑ Les informations contractuelles Base44 (DPA / conditions sous-traitant).

☑ Les procédures internes de gestion des incidents.

☑ Les preuves de suppression annuelle des données lorsque applicable.

25. Déclaration du responsable du traitement

Je soussigné :

Sébastien Joris

Agissant pour :

ABC Academy – A.S.B.L. ANDERLECHTOIS.BE

déclare avoir pris connaissance des obligations relatives à la protection des données personnelles et m’engage à appliquer les mesures décrites dans le présent document.

Fait à Bruxelles,

Date : 01 / 07 / 2026

Signature :

Sébastien Joris

Responsable du traitement

ABC Academy – ASBL Anderlechtois.be

FIN DU DOCUMENT

Version : 1.0 – Juillet 2026